Acordo de Tratamento de Dados (DPA)

Nos termos da LGPD (Lei nº 13.709/2018), a empresa contratante atua como controladora — é dela a decisão sobre as finalidades e os meios do tratamento dos dados dos seus colaboradores. A aiia Labs atua como operadora, tratando esses dados exclusivamente conforme as instruções da controladora e o contrato firmado.

Cada empresa contratante tem seus dados isolados dos demais clientes na plataforma. O isolamento é aplicado no banco de dados por organização, e não apenas na interface.

O tratamento se destina à operação da plataforma aiia Hub: gestão de pessoas, canal de denúncias, atendimento por assistentes virtuais, trilhas de aprendizagem e os demais módulos contratados. Dura enquanto vigorar o contrato, respeitados os prazos de guarda legal descritos na seção 5.

Titulares: colaboradores, candidatos e demais pessoas cadastradas pela controladora.

Dados tratados: identificação e contato profissional; registros de uso da plataforma; conteúdo de atendimentos por texto e voz; e, quando os módulos correspondentes são contratados, dados sensíveis — dados de saúde em atestados médicos e relatos de denúncia, ambos submetidos a proteção reforçada.

A aiia Labs se compromete a:

• tratar os dados apenas conforme as instruções documentadas da controladora, jamais para finalidade própria;
• manter as medidas de segurança descritas na seção 6 e comunicar a controladora sobre incidentes de segurança sem demora injustificada;
• impor dever de confidencialidade a todos os profissionais com acesso aos dados;
• apoiar a controladora no atendimento aos direitos dos titulares (arts. 18 e 19) e nos relatórios de impacto que ela precise elaborar;
• eliminar ou devolver os dados ao término do contrato, ressalvadas as hipóteses de guarda legal obrigatória.

Cada tipo de registro tem prazo próprio, aplicado por rotinas automatizadas: registros de auditoria por 5 anos; sessões de conversa por 90 dias; eventos de uso de inteligência artificial por 2 anos; atestados médicos pelo prazo da obrigação trabalhista; anexos de denúncia por 5 anos após o encerramento do caso.

Denúncias encerradas há mais de 5 anos são anonimizadas: o relato e o vínculo com o denunciante são removidos e permanecem apenas categoria, datas e desfecho, preservando a estatística do canal sem manter a identificação. Contas sem acesso há 2 anos passam por aviso prévio e, não havendo retorno, têm o perfil anonimizado.

Criptografia em trânsito e em repouso para os dados sensíveis; autenticação com segundo fator; controle de acesso por papel e por área; trilha de auditoria imutável; e isolamento por organização aplicado no banco de dados.

A operação depende de provedores de infraestrutura, de modelos de inteligência artificial e de envio de e-mail. A contratação de suboperadores observa a política de gestão de fornecedores da aiia Labs, e a relação vigente é informada à controladora mediante solicitação ao Encarregado.

A plataforma oferece atendimento direto ao titular: exportação dos próprios dados, solicitação de correção, exclusão da conta e gestão dos consentimentos, todos disponíveis em Configurações › Privacidade, com protocolo e prazo de resposta. Os detalhes estão na Política de Privacidade.

Encarregado de Dados (DPO): A definir — aiialabs.dev@gmail.com.

Este documento complementa o contrato firmado entre as partes; havendo conflito, prevalecem as condições contratuais específicas.